Ini 4 Fungsi Administrasi Dan Penjelasannya

Fungsi Manajemen terdiri atas 4 fungsi utama yang dikenal dengan istilah POAC, yaitu :

Planning (fungsi perencanaan)
Organizing (fungsi pengorganisasian)
Actuating / Directing (pengarahan)
Controlling (pengendalian)

Untuk memperoleh hasil secara maksimal, para manajer harus bisa menguasai seluruh fungsi administrasi yang ada.

Fungsi Manajemen

Fungsi Fungsi Manajemen

Fungsi fungsi administrasi berdasarkan para jago yang satu dengan yang lainnya secara umum mempunyai banyak kesamaan. Fungsi administrasi berdasarkan Henry Fayol dan GR Terry menyebutkan ada 4 fungsi manajemen, yaitu Perencanaan - Pengorganisasian - Pengarahan - Pengendalian.

1. Planning (Fungsi Perencanaan)

Planning yakni bagaimana perusahaan memutuskan tujuan yang diinginkan dan kemudian menyusun planning seni administrasi bagaimana cara untuk mencapai tujuan tersebut.

Manajer dalam fungsi perencanaan harus mengkaji dan mengevaluasi aneka macam planning alternatif sebelum memutuskan alasannya yakni ini yakni langkah awal yang bisa besar lengan berkuasa secara total dalam perusahaan kedepannya.

Fungsi fungsi administrasi yang lain tidak akan bisa berjalan dengan baik tanpa adanya perencanaan yang matang.

# Kegiatan Fungsi Perencanaan

Ada beberapa acara dalam fungsi perencanaan

Menetapkan arah tujuan dan sasaran bisnis
Menyusun seni administrasi untuk mencapai tujuan tersebut
Menentukan sumber daya yang dibutuhkan
Menetapkan standar kesuksesan dalam upaya mencapai tujuan

# Pembagian Perencanaan

Perencanaan dari sudut pandang jenjang administrasi bisa dibagi kedalam beberapa jenjang:

# Top Level Planning (Perencanaan Jenjang Atas)

Perencanaan dalam jenjang ini bersifat strategis.

Jenjang atas ini menawarkan petunjuk umum, rumusan tujuan, pengambilan keputusan serta menawarkan pentunjuk contoh penyelesaian dan sifatnya menyeluruh.

Top level planning menekankan tujuan jangka panjang organisasi dan tentu saja menjadi tangung jawab administrasi puncak.

# Middle Level Planning ( Perencanaan Jenjang Menengah

Jenjang perencanaan menengah sifatnya lebih administratif.

Jenjang menengah menyiapkan cara-cara yang akan ditempuh untuk merealisasikan tujuan dari sebuah perencanaan dijalankan.

Tanggung jawab perencanaan middle level berada pada administrasi menengah.

# Low Level Planning (Perencanaan Jenjang Bawah)

Perencanaan jenjang bawa lebih fokus terhadap bagaimana cara menghasilkan.

Jenjang bawah ini lebih mengarah kepada kegiatan operasional perusahaan.

Manajemen pelaksana yakni pihak yang bertanggung jawab dalam perencanaan jenjang bawah ini

# Syarat Fungsi Perencanaan

Perencanaan yang baik selayaknya memenuhi beberapa syarat syarat berikut:

Mempunyai tujuan yang jelas
Sederhana, tidak terlalu sulit dalam menjalankannya
Memuat analisis pada pekerjaan yang akan dilakukan
Fleksibel, bisa berubah mengikuti perkembangan yang terjadi
Mempunyai keseimbangan, tanggung jawab dan tujuan yang selaras pada setiap bagian
Segala sesuatu yang tersedia bisa dipergunakan secara efektif serta berdaya guna

# Manfaat Fungsi Perencanaan

Beberapa manfaat dari adanya fungsi perencanaan, diantaranya :

Bisa membuat pelaksanaan kiprah jadi sempurna dan kegiatan pada tiap-tiap unit akan lebih terorganisir kearah tujuan yang sama
Dapat menghindari kesalahan yang mungkin akan terjadi
Memudahkan pengawasan
Menjadi aliran dasar di dalam menjalankan kegiatan

Baca penjelasan lebih lanjut : Fungsi Perencanaan Dalam Manajemen (Manajemen Planning)

2. Organizing (Fungsi Pengorganisasian)

Organizing (fungsi perencanaan) yakni pengaturan sumber daya insan dan sumber daya fisik yang dimiliki supaya bisa menjalankan rencana-rencana yang sudah diputuskan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Fungsi pengorganisasian mengelompokkan semua orang, alat, kiprah dan wewenang yang ada dijadikan satu kesatuan yang kemudian digerakkan melaksanakan apa yang sudah direncanakan sebelumnya.

Pengorganisasian bisa memudahkan manajer untuk mengawasi dan memilih orang-orang yang dibutuhkan dalam menjalankan kiprah yang telah dibagi-bagi.

Tugas apa yang harus dikerjakan ?

Siapa personil yang akan melakukannya ?

Bagaimana tugasnya dikelompokkan ?

Siapa yang harus bertanggung jawab terhadap kiprah tersebut ?

Semua telah ditentukan dalam fungsi organizing manajemen

# Kegiatan Organizing

Mengalokasikan sumber daya, menyusun dan memutuskan tugas-tugas serta memutuskan mekanisme yang diperlukan
Menetapkan struktur perusahaan yang memperlihatkan adanya garis kewenangan dan tanggung jawab
Merekrut, menyeleksi, dan melaksanakan training serta pengembangan tenaga kerja
Menempatkan tenaga kerja pada posisi yang pas dan paling tepat.

# Unsur Unsur Organizing

Sekelompok orang yang diarahkan untuk bekerja sama
Melakukan kegiatan yang sudah ditetapkan
Kegiatan yang diarahkan untuk mencapai tujuan

# Manfaat Organizing

Pembagian tugas-tugas bisa sesuai dengan kondisi perusahaan
Menciptakan spesialisasi dikala menjalankan tugas
Personil dalam perusahaan mengetahui kiprah apa yang akan dijalankan.

# Fungsi Organizing

Pendelegasian wewenang dari administrasi puncak kepada administrasi pelaksana.
Adanya pembagian kiprah yang jelas.
Mempunyai manajer puncak yang profesional untuk bisa mengkoordinasikan semua kegiatan yang dilakukan

3. Directing (Fungsi Pengarahan)

Directing alias fungsi pengarahan yakni upaya untuk membuat suasana kerja dinamis, sehat supaya kinerjanya lebih efektif dan efisien.

Beberapa kegiatan pada fungsi pengarahan :

Membimbing dan memberi motivasi kepada pekerja supaya bisa bekerja secara efektif dan efisien
Memberi kiprah serta penjelasan secara rutin perihal pekerjaan
Menjelaskan semua kebijakan yang sudah ditetapkan

4. Controlling (Fungsi Pengendalian / Pengawasan)

Fungsi terakhir dari 4 fungsi administrasi yakni fungsi pengendalian, fungsi pengendalian yakni upaya untuk menilai suatu kinerja yang berpatokan kepada standar yang telah dibuat, juga melaksanakan perbaikan apabila memang dibutuhkan.

Kegiatan pada fungsi pengendalian misalnya:

Mengevaluasi keberhasilan dan sasaran dengan cara mengikuti standar indikator yang sudah ditetapkan
Melakukan penjelasan dan koreksi terhadap penyimpangan yang ditemukan
Memberi alternatif solusi yang mungkin bisa mengatasi duduk perkara yang terjadi.

Controlling akan berjalan efektif dengan memperhatikan hal hal berikut :

Routing (jalur), manajer memutuskan cara atau jalur supaya bisa dengan gampang mengetahui letak dimana suatu kesalahan sering terjadi.
Scheduling (penetapan waktu), Manajer memutuskan kapan semestinya pengawasan harus dijalankan. Kadang-kadang, pengawasan yang terencana mungkin tidak efisien dalam menemukan suatu kesalahan, dan sebaliknya, sesuatu yang dijalankan secara mendadak malah lebih berguna.
Dispatching (perintah pelaksanaan), yakni pengawasan yang berupa suatu perintah pelaksanaan pada pekerjaan. Tujuannya supaya suatu pekerjaan bisa selesai sempurna waktu. Perintah bisa membuat sebuah pekerjaan bisa terhindar dari kondisi yang terkatung katung, dan pada ujungnya apabila terjadi kesalahan, bisa dengan gampang diidentifikasi siapa yang melaksanakan kesalahan
Follow Up (tindak lanjut), Manajer mencarikan solusi apabila terdapat kesalahan yang ditemukan. Tindak lanjut bisa dengan menawarkan peringatan terhadap pihak yang sengaja atau tidak sengaja melaksanakan kesalahan dan menawarkan petunjuk supaya kesalahan yang sama tidak akan terulang kembali

Bentuk pengawasan yang baik yakni pengawasan yang sesuai dengan kebutuhan dan sifat atau abjad dari perusahaan.

Sebuah pengawasan yang baik dilakukan dengan tidak menelan banyak biaya dan bisa menjamin adanya kegiatan perbaikan.

Untuk itu, perusahaan perlu menyiapkan langkah tata contoh dan planning perusahaan sebelum pengawasan dilaksanakan.